Comptabilisation du paiement en liquide (frais resto et postaux) du dirigeant d'une SPRL

Olvin · 2007-01-08 23:56:13

Bonjour,

Encore une petite question concernant l'inscription des écritures comptables concernant le cas suivant :

Un dirigeant d'une SPRL paie le resto avec son argent liquide dans le cadre de son activité.
Ensuite, il fait un virement du compte bancaire de la SPRL vers son propre compte bancaire personnel.
(Idem pour des frais postaux payés en liquide)

Comment comptabiliser ces écritures tout en restant simple et en évitant des éventuels problèmes en cas de contrôle par après ?

Personnellement, d'après ce que j'ai pu lire, on pourrait simplement passer du 55xxxx au 416100 (Prélèvements des administrateurs), mais dans ce cas, il n'y a pas de trace que ceci a servi pour payer des frais de resto ou des frais postaux, donc je ne pense pas que cela soit suffisant...

Ou alors, j'avais pensé de simplement faire un transfert vers la caisse (55xxxx vers 57xxxx) et puis de comptabiliser un extrait de compte sur la caisse pour passer le paiement des frais de resto (ou postaux).

Qu'en pensez-vous ?

Merci d'avance pour vos réponses...

pulsar · 2007-01-09 05:49:51

Bsr,

si le dirigeant a remis une "note de frais", avec en annexe le détail et justificatif des frais exposé pour compte de la société :

vous traitez sa note de frais comme une facture, et vous apurez cette facture par la banque lors du paiement (fournisseur XXXXà 55 banque - paiement facture n°;;;)

Si le dirigeant n'a pas fait de note de frais, mais a simplement remis les justificatif (des resto, de la poste).

Vous avez encodé ces justificatifs comme des factures ou non ?

Si oui, paiement par banque = apurement des factures

Si non : comment ces frais de resto et postaux sont ils repris dans votre comptabilité ?

Olvin · 2007-01-10 19:00:15

Bonsoir,

Il n'y a pas de note de frais mais simplement les justificatifs.

Donc, si chaque trimestre, on crée et on paie par banque une facture pour les frais de resto avec le dirigeant comme fournisseur, il ne faut rien faire de plus si le dirigeant garde tous les justificatifs ?

Idem pour frais postaux ?

Peut-on regrouper les frais postaux et de resto sur une même facture ?
A mon avis, oui, mais il serait plus clair de distinguer les deux.

Au niveau du compte fournisseur pour le dirigeant, on crée un nouveau 44xxxx ou alors on passe par le 416100 ?

Olivier

Olvin · 2007-01-11 22:51:26

up.

Merci.

Fox · 2007-01-12 01:23:33

Vous compliquez les choses.
Le dirigeant remet le justificatif (souche, note d'achat de timbres,...) à la caisse et vous sortez, contre signature, le monant de la caisse.
Vous pouvez également effectuer un virement à son compte financier, vous annexez alors le justificatif au double du virement.
Pourquoi voulez-vous que le dirigeant conserve les pièces ? Pour qu'elles servent, de la même manière, pour une autre société ? :mj:
Cordialement.

pulsar · 2007-01-12 02:58:19

Rebj,

Comme je l'indiquai dans la 1ère phrase de mon post précédent, et comme le répète Fox : LE GERANT JOINT A SA NOTE DE FRAIS LES JUSTIFICATIFS.

Il est hors de question de rembourser au gérants des frais de resto s'il ne prouve pas ces frais avec les souches.

s'il ne les donne pas, alors pas de remboursement !

Ne pas donner les souches, cela permet à cette personne de s'en reservir....(je pense, de mémoire, qu'un certain dirigeant a réussi a se faire rembourser 3 x les mêmes frais de resto, par 3 organismes différents pour lesquels il travaillait, en donnant une photocopie de la souche tva... :-x )

Olvin · 2007-01-12 13:58:16

Ok,

Merci pour vos réponses et d'attirer mon attention sur cela, mais n'ayez crainte, le but n'est pas du tout de se faire rembourser plusieurs fois.

Il s'agit simplement d'une petite SPRL qui n'a qu'un dirigeant sans personnel et qui, tout doucement, commence à regarder afin de réaliser ses premiers comptes annuels. C'est pour cela que nous demandons le maximum de conseil autour de nous (en plus du comptable) afin de tout faire le plus simplement possible tout en évitant d'avoir des problèmes plus tard lors d'un éventuel contrôle à cause de notre ignorance ou manque d'expérience...

Olivier

Olvin · 2007-01-18 14:01:10

Bonjour,

Finalement, pour les notes de frais, on met cela sur un compte fournisseur 44xxxx ou alors sur un 416xxx, un 455x ou un 489xxx ?

Merci.

Olivier.

Olvin · 2007-01-18 20:31:28

petit up du soir

michaeld · 2007-01-19 00:32:11

Et bien, relisez le 1er message de Pulsar.

Tout me semble clair.

MD

Olvin · 2007-01-19 01:31:10

Oui, je suis d'accord, c'est clair au niveau du principe mais seulement ma question restante concernait surtout le compte général de classe 4 à utiliser :

Pulsar indique "fournisseur XXXX" => on peut donc utiliser un 44xxxx ?

Car, au départ, je pensais utiliser un 416xxx - Compte courant des administrateurs et gérants

Ce qui donnerait :

D 6xxxxx
C 416xxx

D 416xxx
C 55xxxx

michaeld · 2007-01-19 02:21:04

Pour un examen, il faudrait comptabiliser :

61 restaurant
à 44 fournisseur restaurant

44 fournisseur restaurant
à 489 c/c celui qui a payé

remboursement

489
à 55/57 banque/caisse

MD

Olvin · 2007-01-19 13:44:38

Ok, je crois que je vais simplement passer par le 489xxx sans passer par l'étape du 44xxxx, mais dans ce cas, peut-on comptabiliser l'ensemble d'une note de frais reprenant des frais de resto + frais postaux sur un seul compte de charge, ou vaut-il mieux éclater cela en deux parties ?

Et, au fait, au lieu du 489xxx, on pourrait passer par le 416xxx ou pas ?

Merci.
Olv

Quartes · 2007-01-19 19:30:55

Bonsoir,

Je passerais au CR de 489xxx pour ne pas mélanger avec le c/c 416xxx.

Au débit il faut scinder selon la nature des frais:
614600: missions et réceptions (frais de resto.)
612130: frais postaux.

Cordialement

Olvin · 2007-01-19 20:43:16

Merci beaucoup pour votre réponse claire et rapide.
Au moins, je n'ai plus de doute sur les écritures à passer.

Bonne soirée,

Olv

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