Conservation de livres et documents sur disques optiques de type WORM.

I Dispositions légales et réglementaires.

L'article 60 du Code de la T.V.A. stipule que, sauf dérogation accordée par le Ministre des Finances ou son délégué, les livres et documents dont la tenue, la rédaction ou la délivrance sont prescrites par le présent Code ou en exécution de celui-ci, doivent être conservés par les personnes qui les ont tenus, dressés ou reçu, pendant dix ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture s'il s'agit de livres, leur date s'il s'agit d'autres documents, ou l'année au cours de laquelle le droit à déduction a pris naissance, dans les situations visées à l'article 58, § 4, 7° , alinéa 2, s'il s'agit des documents visés à l'article 58, § 4, 7° , alinéa 4, de ce Code.

La même obligation incombe aux assujettis et aux personnes morales non assujetties en ce qui concerne les factures ou documents en tenant lieu relatifs aux acquisitions intracommunautaires de biens ou aux achats effectués à l'étranger, les livres et documents comptables, les contrats, les pièces relatives à la commande des prestations de services et des livraisons de biens, à l'expédition, à la remise et à la livraison de biens, les extraits de compte, les documents de paiement et les autres livres et documents relatifs à l'activité.

De son côté, l'article 315, alinéa 3, du Code des impôts sur les revenus 1992 impose aux contribuables de conserver les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables, jusqu'à l'expiration de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable.

II. Décision.

Les personnes tenues à l'obligation de conservation des livres et documents conformément aux articles 60, § 1er, du Code de la T.V.A., ainsi que 315 et 315bis du Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 1992), sont autorisées à conserver au moyen d'un disque optique de type WORM (Write Once, Read Many),-dénommé ci-après "CD-WORM"-, les livres et documents suivants:

a) les doubles des documents et de la correspondance rédigés par elles (factures de sortie, notes de crédit délivrées, correspondance, etc) et non complétés et/ou non signés par le destinataire, à l'exception toutefois des documents portant un dessin de garantie ou une marque quelconque prévue par les Codes ou les règlements fiscaux et des documents éventuellement assimilés à ces derniers.

Sont donc notamment exclus:

- pour la raison qu'ils sont complétés et ou signés par le cocontractant: le décompte et le document respectivement visés aux articles 6 et 10 de l'arrêté royal 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée;

- pour la raison qu'ils portent un dessin de garantie: les doubles des notes ou reçus dont question à l'article 22 de l'arrêté royal 1 précité.

Les doubles des bons débités par des caisses enregistreuses, lesquels peuvent remplacer sous certaines conditions les notes ou reçus dont question à l'article 22 de l'arrêté royal 1 précité doivent être conservés dans les mêmes conditions que les doubles des notes ou reçus, à savoir sous forme "papier";

b) les documents et la correspondance reçus par elles (extraits de compte reçus des institutions financières ou autres documents constatant des opérations financières, correspondance, etc) à l'exception toutefois des documents dont la délivrance est imposée par les Codes ou les règlements fiscaux.

Sont donc notamment exclues: les factures d'achat originales, les pièces visées aux articles 2, 6, 7, 10 et 11 de l'arrêté royal 1 précité, ainsi que les notes de crédit reçues.

Le devis, l'inventaire, la note détaillée, le bon de livraison ou tout autre document auquel la facture se réfère pour décrire les biens livrés ou les services prestés, font partie intégrante de la facture et doivent dès lors être conservés dans les mêmes conditions que la facture d'achat originale, à savoir sous forme "papier";

c) les documents extra-comptables établis en vue de pratiquer les diverses imputations nécessités par l'activité (par ex.: les états extra-comptables concernant la comptabilité industrielle);

d) les documents comptables tels que les comptes du grand livre,

e) les livres et registres prescrits par le Code de la T.V.A. (facturier d'entrée, facturier de sortie, tableau des biens d'investissement, registre des restitutions, etc), à l'exclusion toutefois :

- du journal des recettes prévu à l'article 14, § 2, 3° , de l'arrêté royal 1 précité, ainsi que des registres visés aux articles 23, 25 et 28 du même arrêté royal;

- des livres et registres intégrés dans des livres et journaux visés à l'article 5 de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises

- des livres et journaux visés à l'article 7 de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 précité, lorsqu'ils ont été soumis à la formalité du visa.

Les personnes qui veulent faire usage de l'autorisation précitée doivent au préalable communiquer par écrit au service de taxation des contributions directes et, si elles sont assujetties à la T.V.A., à l'office de contrôle de la T.V.A. dont elles dépendent, les renseignements suivants:

a) le nom ou la dénomination, l'adresse, le numéro d'identification à la T.V.A. et le numéro national de la personne qui désire bénéficier de l'autorisation;

b) dans la mesure où les "CD-WORM" sont confectionnés par un tiers, le nom ou la dénomination, l'adresse et le numéro d'identification à la T.V.A. de ce tiers, ainsi que le nom ou la dénomination et l'adresse du propriétaire du matériel et du logiciel utilisé;

c) la marque et le type de matériel et de logiciel utilisé;

d) la description précise de ce matériel et de ce logiciel, reprenant les principales caractéristiques techniques du mode d'enregistrement des livres et documents sur les "CD-WORM" et faisant clairement apparaître qu'il est satisfait aux conditions fixées ci-après.

Toute modification apportée ultérieurement à la procédure décrite, doit être immédiatement communiquée au service de taxation des contributions directes et, le cas échéant, à l'office de contrôle de la T.V.A. précités.

Les personnes susmentionnées doivent en outre prendre les dispositions nécessaires pour satisfaire aux conditions suivantes:

1° les "CD-WORM" doivent permettre tant la lecture de l'image sur un écran que la reproduction des livres et documents sur papier sous une forme directement intelligible;

2° les livres et documents visés ci-avant, dont les données sont établies sur support informatique, doivent être reproduits quotidiennement sur un "CD-WORM";

3° les doubles des factures de sortie ainsi que les notes de crédit délivrées doivent être reproduits sur le "CD-WORM" dans l'ordre de leur inscription au facturier de sortie ou, éventuellement, au registre des restitutions prescrits en matière de réglementation T.V.A. Les autres documents doivent être reproduits sur les "CD-WORM" suivant l'ordre chronologique ou numérique;

4° les livres et les documents qui figurent sur les "CD-WORM" doivent être la reproduction fidèle des originaux. Toute reproduction illisible ou défectueuse de données sur le "CD-WORM" doit être immédiatement remplacée;

5° en vue de leur classement et de leur consultation, les "CD-WORM" doivent porter un titre lisible à l'oeil nu; un index de classement doit permettre de déterminer aisément les documents portés sur chaque "CD-WORM";

6° les "CD-WORM" doivent être conservés pendant les mêmes délais que ceux qui auraient dû s'appliquer aux livres et documents remplacés, à savoir les délais imposés par l'article 60 du Code de la taxe sur la valeur ajoutée, ainsi que par les articles 315 et 315bis du Code des impôts sur les revenus 1992. Lorsque ces délais expirent à des dates différentes, le délai qui entre en ligne de compte est celui qui expire en dernier lieu;

7° pendant le délai visé au 6° ci-avant, les livres et documents archivés sur les "CD-WORM" doivent être communiqués, sans déplacement, à toute réquisition des agents des administrations fiscales; ceci implique que ces livres et documents soient communiqués sous une forme lisible et intelligible. En outre, les agents précités peuvent également requérir que des copies de tout ou partie de ces livres et documents soient effectuées dans la forme qu'ils souhaitent (v. article 61, § 1er, du Code de la T.V.A et article 315bis, alinéas 1 à 3, du Code des impôts sur les revenus 1992);

8° lorsque, pour des raisons légales ou d'organisation, certains livres ou documents sont, outre le "CD-WORM", conservés sur des supports papier, ces derniers doivent être communiqués en même temps que le "CD-WORM";

9° pour le cas où elles ne disposeraient plus des appareils requis pour la lecture ou la reproduction des livres ou documents conservés sur "CD-WORM" (v. 7° ), les personnes concernées doivent prendre les dispositions requises pour que le fournisseur des appareils mette son matériel et son personnel à la disposition des agents afin de leur procurer sans frais les livres et documents qu'elles ne pourraient plus fournir;

10° la transposition de tout ou partie des documents ou livres sur un "CD-WORM doit s'étendre à tout un exercice comptable;

11° l'article 61, § 2, du Code de la T.V.A. est applicable aux "CD-WORM" sur lesquels sont conservés les documents ou livres visés par cet article, ainsi qu'aux copies requises par l'agent contrôleur.

Sans préjudice des dispositions prévues au 8° de l'alinéa précédent les livres et documents visés au 1er alinéa de la présente décision, établis sur tout support autre qu'un "CD-WORM", peuvent être détruits dès qu'ils ont été reproduits sur "CD-WORM".

Les administrations concernées se réservent le droit de retirer l'autorisation qui fait l'objet de la présente décision, à toute personne qui n'a pas satisfait aux diverses conditions fixées ou qui, d'une manière quelconque, aurait entravé la mission des agents des administrations fiscales chargés du contrôle.

III. Mise à jour.

La circulaire 17 du 4 novembre 1991, autorisant la conservation des livres et documents sur microfilms et microfiches, reste d'application. Elle sera prochainement adaptée afin d'intégrer la possibilité d'archivage des livres et documents sur "CD-WORM", telle qu'autorisée par la décision administrative publiée ci-avant.

On est bien loin de la simplification administrative annoncée par c:@ertains.................................................................