Remboursement frais divers - forfait

Funnyman · 2018-08-29 15:20:47

Bonjour,

Gérant d’une petite SPRL depuis peu, je ne me suis pas encore octroyé de rémunération depuis la création.

Actuellement, je travaille à la maison et effectue pas mal de livraison de marchandises chez mes clients avec mon véhicule privé.
La plupart des frais généraux sont payés en privé (GSM, électricité, essence,...)

Ne pouvant déduire mes frais réels à l’IPP, je souhaiterais me faire rembourser la partie professionnelle de ces coûts par ma société.

- Pourriez-vous m’indiquer si il est d’usage d’utiliser un forfait pour cette prise en charge de ce type de dépenses ?
Ex . : 50% des frais d’abonnement GSM, 10% de la consommation d’électricité pour le bureau etc

- Peut-on prendre le montant des factures TVAC (puisque la TVA serait de toute façon déductible si la facture -100% professionnelle- était adressée directement à la société) ?

- Pour les déplacements professionnels, je pensais passer en fin d’année une note de frais reprenant l’ensemble des trajets au forfait de 0,25 EUR du km (idem montant réclamé au client).

Tout cela est-il acceptable fiscalement d’après vous ?

Merci

Jojo · 2018-08-29 16:19:53

Très compliqué ce que vous demandez même si cela reste raisonnable ...
Première chose : êtes-vous propriétaire ou locataire ?
Si vous êtes locataire, il faut l'autorisation ECRITE du propriétaire, le tout assorti d'un bail, pour déclarer une partie professionnelle.
Si vous voulez vous faire rembourser des kms, il faut une liste des endroits visités avec les noms et avec un kilométrage précis ...
Sachez cependant que cela sera revus sérieusement à la baisse, fiscalement parlant, en vertu des différents rejets légaux !
Pour le GSM, il est plus intelligent d'en acheter un au nom de la société et de mettre l'abonnement à son nom (de la société)
Pour tout le reste, une petite consultation chez le professionnel de VOTRE choix se justifie ....

Funnyman · 2018-08-29 18:29:50

Merci Jojo.
Je suis propriétaire et tous les frais peuvent être justifiés (factures en nom personnel pour les frais avancés et factures émises pour les déplacements professionnels vers les clients).
Le but n'est pas de s'octroyer une rémunération déguisée mais bien de se faire rembourser des frais réellement payés qui seraient "perdus" à l'IPP.
0,25 EUR/km vous semble acceptable dans la pratique ?

Jojo · 2018-08-29 18:48:16

0,25 serait TRES acceptable .... mais je vous rappelle que les rejets légaux sont très importants.
Puisque vous êtes propriétaire, le mieux serait de faire un bail si vous pouvez "limiter" avec précision la partie professionnelle.
Après, les prorata pourraient suivre.

Matthaeus-Consultant · 2018-08-30 09:53:08

Bonjour,

Estimez le nombre de kilomètres professionnel par rapport au km total effectués dans l'année,
listé tout les frais afférents aux véhicules (assurance, carburant, entretiens) et prenez la somme de tout ces frais
suivant le % professionnel, puis faites une note de frais à votre société. Idem pour les autres frais. Les frais
ont réellement était effectués, mais faites une note de frais pas une facture. La TVA ne sera bien sûr pas déductible.
Idem pour les frais de GSM et autres. Pensez à intégrer votre GSM en société. Peut-être un loyer à verser par la société à votre privé pour l'utilisation du bureau (pour le détail fiscal et légal : voir un conseiller, idem pour l'intégration ou non de votre véhicule dans le circuit économique au sein de votre société). Mais fiscalement cela ne pose pas de problème.

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Remboursement frais divers - forfait

#2 2018-08-29 16:19:53

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