inventaire des créances & dettes commerciales

yorelle · 2004-11-15 19:57:54

Bonjour à tous,

Je dois aller voir mon comptable prochainement car je rencontre un petit problème de créances/dettes.
Dans la compta de notre société restent ouvertes des factures fourniseurs et des créances commerciales qui ne devraient plus l'être depuis longtemps.

En fait, dans les exercices comptables précédents, certaines factures ont dû être payées directement par le gérant parce qu'il me dit que ces factures ont bien été payées (mais je n'ai aucune preuve de paiement dans les extraits de compte de la société). Idem pour les créances, il me dit que les clients ont payé, mais je ne trouve pas de trace non plus.

Que dois-je faire ? Au téléphone mon comptable me parle de faire un inventaire et de reprendre les annulations en charges et produits (???). Selon lui je ne dois pas passer mon temps à rechercher facture par facture ce qui s'est réellement produit, je dois faire un "état des lieux".

Ma question est : pourquoi reprendrait-on ces montants en charge et/ou produits ?
Ne peut-on pas faire un inventaire et transférer les créances et dettes "non dues" sur le compte du gérant ?
Et d'un point vue contrôle fiscal, comment expliquer cette écriture ?
Est-ce courant ?

Merci par avance pour votre point de vue !

Jojo · 2004-11-15 21:16:05

Vous êtes 'qui' par rapport à la société ?

SUPER NANA · 2004-11-16 09:41:34

Attention annulation des comptes produits est très dangereux.

Ces factures clients et fournisseurs ont probablement été payées par caisse.

Comme le demande Xavier y a-t-il un livre de caisse ???

Riri · 2004-11-16 10:44:58

D'accord avec les posts précédents : Il faut faire un état des lieux et prendre en charge/produit uniquement si on est sûr que les factures ne sont pas payées (+ petit justificatif de la cause). Sinon, il faudra sûrement se résoudre à solder les factures par le compte courant du gérant.

hittiche · 2004-11-16 12:34:41

S'il s'agit d'une reprise d'affaire, voir la convention de cession quant à la responsabilité du cédant.

f · 2004-11-16 13:46:25

Effectivement:
1. qui êtes-vous dans ou hors la structure ?
2. le système préconisé par le comptable est une solution envisageable sur le plan comptable, si validée par l'AG ensuite notamment, mais risque d'être rejeté sur le plan fiscal, comme évoqué par posts précédents. Cependant, si explications sont fournies lors du contrôle et que montants ne sont pas exagérés, la situation se présentant très souvent dans les petites structures mal ou peu gérées en interne, la déduction, comme l'ajout d'ailleurs si annulation de dettes fournisseurs, le système donc peut être accepté par l'admin fiscale sans trop de difficultés. Tout est question de mesure ...

Pierre · 2004-11-16 14:34:21

Dans ce cas précis, je vous propose de travailler comme suit :

1. Etablir un inventaire des créances et fournisseurs à considérées comme "payés"

2. Solder les comptes "Clients et Fournisseurs" via le compte courant sur base de cet inventaire

3. Assurer son écriture par une note signée par le gérant indiquant qu'il y a lieu de solder ces comptes compte tenu du fait que les montants ont transités par lui-même mais n'ont pas encore été enregistrés (!) But : laisser aucun doute sur la responsabilité de l'opération comptable

En tout cas ne pas passer par les classes 6 ou 7 !!!! Bien sur on suppose que les pièces justificatves qui ont pu générer les comptes Clients et Fournisseurs sont correctes (pas de faux)

Bien reprendre la note signée et l'inventaire que allez classer dans votre dossier de contrôle.

Lors de la clôture des comptes en fin d'exercice, rappellez dans la "management lettre annuelle" que vous avez enregistré, à l'invitation du gérant, une opération de mise à jour des comptes Tiers pour un montant de ....euros portés au compte courant.

Bon travail

Jojo · 2004-11-16 19:05:29

Je trouve la solution de Pierre excellente

yorelle · 2004-11-16 19:56:39

Pour répondre à certains, voici quelques détails :
1. qui je suis : la fille du gérant. Je suis associée à 10% environ. Mon rôle consiste à encoder les factures de vente et d'achat et les financiers dans le programme comptable. Le reste est fait par un comptable
2. Oui je suis certaine que ces factures fournisseurs sont payées. En effet on contiue à acheter chez eux. Si on leur devait de l'argent depuis 3 ou 4 ans, ils auraient réclamés depuis longtemps (mais je peux évidemment leur demander pour plus de sécurité).
3. Oui les clients ont bien payé leur facture. Mon père en est certain également.
Il n'y a donc aucune raison de penser que ce soient des "gains" que l'on ferait pour les factures fournisseurs qui ne sont plus à payer, ni des "pertes" pour les créances clients qui n'en sont plus.
En fait ces montants sont simplement soit dus au gérant car il a payé le fournisseur en liquide personnel (pas de la caisse de la société), soit ont été touchés par le gérant pour les créances mais jamais versés dans la caisse ou sur le compte bancaire.
Donc pour moi Pierre me propose la bonne solution.
La seule question encore ouverte est la suivante :
Supposons que je solde un compte client via le compte gérant en indiquant que le gérant a reçu l'argent lui-même sans le verser en son temps dans la caisse. Le fisc peut-il me demander une preuve que le gérant a reçu cet argent ? Si il l'a reçu erronnément sur son compte bancaire privé, je peux encore vérifier. Mais si il a reçu l'argent en liquide, quid ? Et si il ne se rappelle plus comment il a été payé puisque cela date de 3-4 ans ?
Un tout grand merci à tous !

Jojo · 2004-11-18 13:11:11

Avec les informations reçues, la SEULE solution est le 'Compte courant gérant'.

Les preuves seraient un approuvé de compte des clients/fournisseurs, coûteux ET délicat ...

Par contre, le fisc, s'il avait le moindre doute, enverrait des demandes de renseignements tous azimuts; cela ne lui coûte rien.
Le danger serait que le paiement d'un client soit effectué sur le compte bancaire privé du gérant; cela ouvrirait le droit pour le fisc d'aller indaguer dans l'ENTIERETE de ce compte.

En conclusion, le fait de noter que le client (plus que le fournisseur) a payé et que le gérant DOIT la somme dont question est un 'bon point' sauf à avoir un compte courant débiteur mais c'est un autre problème.

Sportser · 2004-11-18 13:59:35

Tout à fait d'accord avec l'ensemble des remarques, vous pouvez aussi, pour les plus gros montants bien sûr, demander des extraits de compte tant fournisseurs que clients, ce qui prouvera bien que dans la comptabilité de vos clients ou fournisseurs, les factures sont acquittées.

Cependant soyez prudente quant au fait d'avoir un compte courant débiteur, il y aurait alors un intérêt fictif à calculer, et, par ailleurs, ce n'est jamais trop bien vu par les banques.

COMPTABALOU · 2005-02-04 22:35:49

Pour suivre

Sorry · 2005-02-27 18:54:55

Jojo · 2005-02-28 10:47:27

La sagesse veut que l'opération soit "certaine" !

Si vous avez oublié une note de crédit ou si vous avez encodé deux fois un fournisseur, il est évident que la mise à zéro par le compte courant du dirigeant est illégitime, voire frauduleuse.

Par contre et tous les intervenants en comptabilité connaissent cela, certains achats DOIVENT être payés par caisse ou sont payés par la carte de crédit personnelle du patron.

Le problème récurrent vient de ce que les balances ne sont pas souvent contrôlées dans les petites structures faute de personnel ou par crainte de la note d'honoraires de l'expert.

On attend trop longtemps; la mémoire fait défaut; on ne peut décemment demander directement des extraits de compte "GRATUITS" à trois ou à cinq ans sauf si on est comptable chez un 'Big Five' coutumier de ce système avec enveloppe prépayée de retour (Il ne manquerait plus que le tiers paie la réponse).

Le risque existe donc qu'un expert ait des états d'âme similaires à ceux d'un contrôleur ...seule réponse : les montants en jeu, le sérieux (retrouvé) de la firme, le sérieux de l'expert comptable/fiscaliste ....

Sorry · 2005-02-28 18:23:27

Merci Jojo et Casta pour vos réponses qui contribuent à m'éclaircir les idées...

:bj:

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