Question pratique

eager_beaver · 2005-07-29 12:03:00

Bonjour,

Comment faire si la société veut classer les factures par fournisseur dans des fardes différentes (pour pouvoir retrouver facilement) et que la comptabilité demande que les factures soient encoder par ordre chronologique?

EB

f · 2005-07-29 12:11:12

... c'est comme le système de classement français (de France !) en fait (ordre alphabétique avec une numérotation chronologique. Après pour s'y retrouver suivant les numéros, grrrrr)

Ici, pas possible/permis ==> photocopie pour classement par ordre alphabétique et les originaux chronologiquement.

Lethum · 2005-07-29 12:27:03

Possibilité de créer un journal par fournisseur mais bon amusement !

Le plus facile ne serait-il pas de sorti un historique fournisseur pour la société dans lequel elle pourrait retrouver les n° de factures après encodage ? Dans ce cas, les factures sont en effet listée par fournisseur.

Lethum

Jojo · 2005-07-29 12:50:21

On enregistre chronologiquement D'ABORD ... et puis on classe alphabétiquement.

Le risque est grand de ne pas voir TRES VITE qu'il manque une facture ...

eager_beaver · 2005-07-29 15:39:32

Rebonjour,

Merci bcp pour vos contributions.

La solution de Lethume me semble le plus facile, mais encore un autre problème: en fait la socité est un assujetti exempté à la TVA, donc du coup elle ne fait sa comptabilité que presque qu'à la fin de l'année. Alors je me trouve avec une grosse partie de factures déjà.

La question est: est ce qu'on peut encoder toutes les factures dans un seul mois (décembre)?

Lethum · 2005-07-29 15:54:46

Cela ne pose pas de problème, les périodes mensuelles étant généralement liées aux périodes TVA mais encore une fois bon amusement si on vous demande une situation au 30 juin après encodage....

Rien ne vous empêche d'encoder les factures sur les bonnes périodes même si vous encodez tout en décembre, non ?

Lethum.

f · 2005-07-30 12:18:30

... d'autant qu'une centralisation mensuelle est "obligatoire" (trimestrielle = tolérée) ...

en enregistrant tout dans une seule période = décembre, 1/ impossible d'avoir une situation régulière pour analyse du passé ou prévisions (p.ex. voir si besoins en trésorerie saisonniers et réguliers) et 2/ illégal à mon sens (s'il s'agit bien d'une société comme vous l'indiquez)

De toutes façons, débat un peu stérile à partir du moment où pas de décl à la TVA, pourquoi ne pas tout encoder en date réelle des documents et financiers, même 1 an plus tard.

Enfin, la solution de Lethum est la meilleure (pour classement et trouver une pièce) et de plus la seule qui correspond aux (à tous ...!) logiciels belges de compta (adaptés aux sociétés).

visu · 2005-07-30 15:25:01

C'est vrai qu'en Belgique, on classe par n° de pièce, et par journal.

Ceci dit, j'ai repris il y a quelques année le siège d'un directeur financier qui avait adopté le système français, à savoir le classement alphabétique et donc (plus ou moins) chronologique.

Au début dérouté par ce système, j'y ai vite trouvé des avantages, surtout lorsqu'à la fin de l'année les classeurs fournisseurs s'alignaient sur 5 mètres.

En effet, et particulièrement dans le cadre des intercos (qui souvent représentent 80% du volume de factures) , qui demandent une réconciliation P&L et bilantaire, trouver au même endroit toutes les factures du même fournisseur améliore grandement la réconciliation.

Ceci dit, si je me souviens de mes cours de droit comptable, où l'on dit que les pièces justificatives doivent ^^etre comptabilisées sans délai et comprendre un n° unique, je ne suis pas convaincu que l'on rejettera ma comptabilité parce que les pièces sont organisées autrement, tant que le système est cohérent.

Les systèmes comptables "fiduciaires" sont assez rigides sur le n° de document, ce qui est logique dans des petites structures, mais lorsqu'on entre dans de plus grosses on adapte dans la pratique la compta d'abord aux exigences du business, quitte à rectifier le tir une fois par an. Et les systèmes comptables tels que SAP ou BAAN autorisent ce genre de classement. D'ailleurs il est très rare que l'on ne fasse comme recherche "toutes les pièces du fournisseur tartempion" : vous aurez tellement de lignes à lire que la journée n'y suffirait pas. Et dans la même lignée, le PCMN n'est qu'un fichier de mapping avec le plan de comptes interne, que l'on fait tourner une fois par an !

Tiens, pour les rigoureux, savez-vous que SAP n'a pas de notion de journal ? que celle-ci peut s'apparenter au document code ? que ceux-ciu peuvent avoir des n° de séquence qui ne se suivent pas ? que la notion date / n° de séquence n'est pas assurée ? J'en passe et des meilleures...

Juanito · 2005-08-01 09:36:30

J’ai aussi travaillé pour une société américaine qui fonctionnait de la sorte sous SAP. Je ne peux que confirmer les dires de Visu mais malheureusement aussi ceux de Jojo. C’est très pratique comme système mais s’il vous manque une facture… Bonne chance pour le savoir…