Virtual invoice ou la numérisation des factures

Bonjour,

J'ai assisté à la présentation (très professionnelle) de "Virtual Invoice de Winbooks".

Lors de cette démo, le programme s'est planté ... Une petite crise liée à la jeunesse du programme, mais qui n'enlève rien à sa qualité générale.

En gros, le programme permet de récupérer des élements de la facture tel que le numéro de TVA, les comptes bancaires, le montant à payer (avec et sans TVA), le montant de la TVA, numéro de la facture, la date d'édition, la date d'échéance, ...

... mais pas (dans cette version), le contenu "central" de la facture : les marchandises avec différents taux de TVA, ...

(La prochaine version, est prévue pour mai ...)

Evidemment, cette reconnaissance optique des caractères (OCR) n'est pas parfaite. Ses promoteurs déclarent que le logiciel ne reconnaît tous les éléments (externes au contenu "central" de la facture) que dans 80 % des cas. Dans les 20 autres % la reconnaissance est partielle (et nécessite une intervention manuelle)

Un bon point. Le programme est capable de mémoriser l'endroit où se trouve la bonne information "par fournisseur" (lorsque l'utilisateur corrige la faute) et donc d'améliorer son taux de reconnaissance ultérieurement

Il convient toutefois de vérifier certaines informations sur lesquelles le programme ne sait faire aucun contrôle, tel un numéro de facture. Le programme valide les informations contrôlées (et sont marquées par un petit V vert)

Pour une bonne reconnaissance, la numérisation doit se faire à 300 dpi.

Bon point. Sous le format jepg2000 (en 300 dpi), une facture format A4 en couleur ne pèse que +/- 200 Ko

Autre bon point. Lorsque l'écriture est comptabilisée (dans Winbooks) la pièce justificative peut apparaitre par un simple clic sur une petite icône. Si la consultation des pièces justificatives est courante, il est recommandé de travailler avec deux écrans.

Une fois numérisée, on peut faire ce que l'on veut tel que zoomer une partie de la facture

Autre très bon point. Il est possible de rechercher parmi toutes les factures numérisées (et choisies dans un dossier) celles qui ont trait à une chaîne de caractères telle qu'un numéro de plaque de voiture.

... même si cette chaîne se trouve dans la partie centrale de la facture

Autre bon point. Si le numéro de TVA est reconnu et contrôlé, est inconnu dans la base de données, le programme, connecté à internet, va rechercher les autres informations (adresse, numéro de compte, ...) sur le serveur de la banque carrefour des entreprises.

Ces informations, extraites du serveur public, sont même plus fiables (et surtout plus facilement récupérables) que celles imprimées sur la facture elle-même. L'adresse est-elle en haut ou en bas de la facture ? La rue est A. ZAVATA ou Achille Zavata ? ...

Autre point. Le client d'une fiduciaire peut numériser lui-même les factures des fournisseurs et les envoyer par FTP

L'interface du logiciel présenté était en anglais, mais le logiciel ne reconnait pour l'heure que le français et le néerlandais (l'anglais est en cours de test)

Pour les factures sur plusieurs pages, il existe des trucs ...

L'alerte lié à la double écriture (même fournisseur, même date, même montant), ici la rénumérisation, est donnée par le logiciel Winbooks. (Virtual Invoice n'est qu'un "plug-in", un plus pour Winbooks)

Les points faibles (selon moi)

Le programme ne reconnait pas actuellement les articles avec différents taux de TVA (ce que le programme reconnait ce sont les montants globaux). Une prochaine version devrait corriger cette faiblesse.

Le prix ... c'est relatif (tout dépend du temps que le programme vous fait gagner et de la version (de 250 € à 1950 €))

Mais, ce qui m'a surtout surpris, c'est qu'on n'achète pas le logiciel une fois pour toutes. Il faut toujours payer ...

On paye un fixe qui donne un droit d'utilisation du logiciel avec un nombre limité de numérisations. Une fois le quota atteint, il faut racheter un autre quota. La numérisation revient de 15 à 3 cents (en fonction du quota acheté)

Je n'ai pas (encore  :-D  ) d'actions chez Winbooks.

Petite réflexion perso.

Si "encoder, c'est dépassé", scanner, ne le sera-t-il pas bientôt ?

Une facture "re"numérisée pèse +/- 200 Ko, mais le nombre de caractères dans une facture ne dépasse pas 2 Ko ...

On pourrait faire mieux ... 100 fois plus léger avec 100 % de reconnaissance des caractères, si la facture est directement envoyée par mail ...

Et si, ... toutes les factures étaient directement envoyées au fisc (et aux clients)

Fini la peur du contrôle fiscal (puisqu'il serait permanent)
Plus de triches possibles (?), vive le sommeil du juste !

Toutes les factures de toutes les entreprises d'une région ne pourraient-elles pas être stockées sur un disque dur ?

Le fisc pourrait calculer, en temps réel, ce qu'on lui doit. Et, pour peu que les entreprises collaborent, elles pourraient donner un ordre permanent pour être débitées du montant dû ...

Fini les amendes, pour retard de paiement, ...

Après le "Tax-on-Web", le "Tax-Now" ? ...