Pour qui les originaux de frais ???

cgs · 2009-04-21 11:08:27

Bonjour

je suis devant un problème insoluble et je compte donc sur vos expériences pour le solutionner

La société travaille avec des consultants indépendants, qui facture chaque mois leurs prestations.
Lors de mon arrivée dans la société j'ai découvert qu'ils complétaient également des "expenses sheets" (identique à celles des employés de la société) comprenant les divers frais encourus durant le mois (taxis-parking-restaurant avec le client-divers frais)
Ceci me paraissant très litigieux, (surtout pour quelqu'un qui travaillait comme employé chez nous auparavant) j'ai supprimé ce système, et exigé du consultant indépendant de nous faire une facture pour tous ces frais.

Depuis je reçois une facture, mais avec une simple copie des frais encourus, et pas les originaux. Notre expert comptable pense comme moi que les originaux nous reviennent, et doivent accompagner la facture.

Le comptable du consultant lui, refuse de nous les fournir ...

a votre avis ???? qui doit garder les originaux ???

merci d'avance car pour le moment nous jouons une pièce sans fin

domifo · 2009-04-21 11:46:57

Personnellemnt, je pense que vous devez tenir bon.

Pour moi le principe est le suivant = les originaux des documents probants qui justifient des frais (billets d'avion, notes TVA, tickets de parking) doivent se trouver dans la comptabilité de l'entité qui rembourse ces frais.

On pratique de cette manière dans le milieu associatif = une AISBL qui se voit rembourser des frais de participation d'un membre de son CA à un groupe de travail garde une copie des documents pour les frais payés et avancés pour le compte du membre en question et renvoit les originaux à l'autre ASBL (qui organise les travaux de ce groupe et reçoit, par ailleurs, des subsides à justifier pour celui-ci).

En remboursant les frais sur base de copie, vous leur donnez la possibilité de se les faire rembourser plusieurs fois.

Jojo · 2009-04-21 12:17:21

cette matière est, comme à l'habitude en matière fiscale, simple et complexe !

Si, et seulement si les frais ont été engagés pour votre compte, il s'agit d'une note de débours et l'original DOIT accompagner le document récapitulatif.
La difficulté est que certains documents originaires doivent être établis au nom de votre société, ce qui n'est pas fait dans 90 % des cas ...
Vous devez alors appliquer les restrictions.
Dans tous les autres cas, il s'agit d'un appendice à la note d'honoraires et vous le renseignez dans votre comptabilité comme des honoraires et pas comme des frais ! Les originaux restent alors chez l'émetteur.
Vous ne corrigez pas les déductions !
Je souligne toujours que cette façon de faire entraîne un problème de tva !!! Celle-ci n'est quasiment jamais portée en compte sur cette facturation de frais ....

Enfin, lors de l'établissement du listing annuel, je reprends TOUT sans ventilation !!!

Casta · 2009-04-21 21:34:31

Le consultant vous facture les frais et joint une copie de ceux-ci à sa note de débours ...

Que demander de plus ?

Pour ma part, si j'étais le conseil du consultant, je refuserais également de vous remettre les originaux, ceux ci devant rester dans sa comptabilité lui permettant de les déduire ...

Vous, comme document probant, vous avec sa facture et la copie des frais qu'il a engagé pour vous ...

Que demander de plus ?

cgs · 2009-04-22 17:53:34

Ben, ... justement ... depuis quand est ce que l'on peut accepter des copies comme preuves de frais effectués ???

c'est bien là que se situe le problème non ?

Personnellement, dans une société précédente ou nous étions les consultants, je facturais les frais aux clients en joignants les originaux, et moi je gardais une copie.

Pous moi c'est celui qui paie les frais au final qui devrait posséder les originaux non ??