GSM de société : quid avant d'avoir mis au nom de la société ?

Bluetouch · 2005-10-10 17:00:40

Bonjour,

Nous sommes de jeunes indépendants associés et complètement novices en matière de comptabilité.
Notre société existe officiellement depuis le mois de février 2005 mais nous avons "bêtement" attendu jusqu'à aujourd'hui pour passer les lignes de gsm en société. Que faire alors des factures arrivées à notre nom entre février et aujourd'hui et qui ont été payées par nos comptes privés ? Une bonne part de ces communications ont servi à notre activité et à son lancement. Est-il possible de faire quelque-chose d'une manière ou d'une autre pour mettre ces frais à charge de la société et récupérer l'argent qui a été payé de nos poches pour un usage professionnel ?

Merci d'avance,

Blue

F_Bonfond · 2005-10-10 17:25:54

Le plus facile est de faire un note de frais à la société.

BRCNET · 2005-10-10 17:31:20

Personnellement, je ne pense pas que cela soit faisable...

Toutefois,

au niveau TVA, aucune chance de récupérer la TVA car les factures sont à votre nom propre.

au niveau comptable, je ne vois qu'une seule possibilité mais elle n'est franchement pas "correcte" car les factures ne sont pas au nom de la société.

Pour autant que les montants hors TVA de vos factures gsm en valent la peine:

Etablissez un relevé des vos communications profesionnelles et joignez-y vos factures de GSM depuis février 2005 + une "attestation de bonne foi" signée de votre main pour le total des communications que vous estimez professionnellement (hors TVA bien entendu).

A ce moment, aucun prôblème au niveau de la TVA car vous n'en demandez pas la restitution, et au niveau d'un éventuel contrôle comptable, vous devrez justifier votre point de vue devant Mr X, soit il acceptera, soit il rejetera les frais de gsm dans le cas où il y porte attention.

N'oubliez pas que si vous avez un gsm de société, vous êtes soumis à un avantage de toute nature pour la partie privé.

voilà.

BRCNET.

Ceci n'est pas une solution à prendre d'office, j'insiste.

Bluetouch · 2005-10-10 18:12:08

Et au fond, comment est-ce que l'administration fait la différence entre l'utilisation privée et professionnelle du GSM ?
Il n'est pas très commode d'avoir deux gsm distincts privé/professionnel... Je suppose qu'il a été prévu quelque chose pour ça ? Devons-nous nous amuser à calculer la partie professionnelle vs. partie privée ou bien est-ce que par souci de simplification il est convenu qu'une partie des communications est automatiquement considérée comme avantage en nature ?

Merci

BRCNET · 2005-10-10 18:19:33

Il n'existe pas de forfait précis comme pour les autos de sociétés, vous devez jugez vous memes de la proportion professionnelle et privée.

Le contrôleur acceptera ou non.

Personnellement je préconiserais 90 prof / 10 privé sur la totalité des frais de gsm de l'année comptable.

Soit la société vous établit une facture et vous la payez, soit dans votre rémunération de dirigeant vous décomptez une somme forfaitaire mensuelle.

Enfin, à suivre pour avis...

Lethum · 2005-10-10 18:44:04

Je confirme l'idée des notes de frais.

Pour l'ATN % privé , il sera encore temps d'en discuter au moment du contrôle éventuel. Ce qui est passé est passé...

Lethum.

BRCNET · 2005-10-10 18:49:03

Lethum a écrit:
Je confirme l'idée des notes de frais.
Pour l'ATN % privé , il sera encore temps d'en discuter au moment du contrôle éventuel. Ce qui est passé est passé...
Lethum.

Entièrement d'accord avec cela. #lol#

Bluetouch · 2005-10-10 21:27:36

Que voulez-vous dire exactement par "ce qui est passé est passé" ?

Pour le moment il ne s'est rien passé puisque nous avons actuellement payé toutes les factures de GSM avec nos comptes privés. Notre seul souci est de nous voir remboursés de la partie professionnelle de nos factures puisque nous n'avions jusqu'à aujourd'hui jamais eu la "bonne idée" de passer les GSM en société... On aurait vraiment pu le faire plus tôt je vous l'accorde.

Merci déjà à ceux qui ont eu la gentillesse de répondre ! :bj:

Lethum · 2005-10-10 21:35:34

Bluetouch a écrit:
Que voulez-vous dire exactement par "ce qui est passé est passé" ?

Je veux dire que tant que ça passe, ça passe à 100%. Le jour du contrôle, si vous en avez un un jour, il sera bien temps de laisser 10% sur les deux années contrôlées..si le contrôleur relève quelque chose et si vous n'avez pas d'arguments pour casser sa propre théorie...

Bluetouch · 2005-10-10 21:59:59

Ah oui ok c'était dans ce sens là... merci pour l'info.

Par contre nous nous demandions également si le carburant utilisé pour se rendre jusqu'à notre siège d'exploitation tous les matins comptait bien comme une dépense professionnelle ou bien si l'on considère que tout le monde est supposé se rendre à son lieu de travail et que c'est à charge privée ?

Désolé si les questions sont un peu naïves mais nous n'en sommes qu'à nos balbutiements... Encore merci pour les réponses.

brussel1 · 2005-10-11 09:17:26

Bluetouch a écrit:
le carburant utilisé pour se rendre jusqu'à notre siège d'exploitation tous les matins comptait bien comme une dépense professionnelle ou bien si l'on considère que tout le monde est supposé se rendre à son lieu de travail et que c'est à charge privée ?

Ce sont des frais dit "déplacement domicile au lieu de travail", donc ce sont des frais professionnels (limité!!!) mais déductible dans le chef de la personne qui se "déplace" ET PAS dans votre société!

Maintenant, si la voiture est dans votre société tout est déductible et la personne qui utilise le véhicule sera taxé sur un avantage en nature qui comprend nottament ce "deplacement domicile/travail"... :-x

Bluetouch · 2005-10-11 12:32:03

Me vient alors une dernière (je l'espère) question... Nous utilisons nos véhicules privés pour faire tous ces déplacements, la plupart étant des déplacements professionnels. Comme le carburant est payé avec une carte d'essence société, il est intégralement avancé par celle-ci. Par contre les voitures privées sont utilisées pour le boulot mais ont été payées par nous. Les kilomètres s'ajoutent au compteur et la voiture dévalue de mois en mois... Le carburant est donc payé mais peut-on faire participer la société à la dévalue de nos véhicules privés ?

Je sais qu'il y a la possibilité de se faire payer les kilomètres parcourus via nos notes de frais mais dans notre cas :

- essence payée par la société
- assurances payées par nos comptes privés
- véhicules payés par nos comptes privés
- entretiens payés par nos comptes privés

Quelle est la méthode d'usage alors ?

pulsar · 2005-10-11 14:02:13

Bj,

Vous êtes en société, et vous n'avez pas de comptable ?

Si oui, pouquoi ne lui posez vous pas ces questions ?

Si non, ...et bien trouvez en un très vite, car vous commettez une grosse erreur à vouloir tout faire...

Et ne me dites pas qu'un comptable vous côuterai trop cher, rine qu'à lire vos questions, je suis sûr que mes honoraires seraient payés très facilmeent par les économies que je vous ferais faire...

Jojo · 2005-10-11 14:13:02

Je surabonde à la conclusion de Pulsar.

Bluetouch · 2005-10-11 15:07:48

Bien entendu nous avons un comptable, mais ne vaut-il pas mieux plusieurs avis qu'un seul ?
Nous ne voulons pas tout faire nous-même mais désirons comprendre ce que nous faisons (ce que notre comptable fait ou oublie de faire également).

La preuve qu'il vaut mieux avoir plusieurs avis est qu'au début de ce post j'ai déjà reçu plusieurs réponses totalement différentes concernant notre souci de factures gsm.

Cordialement,

Blue

F_Bonfond · 2005-10-11 15:17:11

Je vois déjà arrivé le rejet de la déduction TVA et même de la charge de carburant, un contrôleur un peu zélé pointera du doigt le fait que la société ne possède pas de véhicule et n'a donc nul besoin de carburant.

visu · 2005-10-11 15:24:00

Je partage l'avis de F Bonfond...

Et certainement ceux de Jojo, Pulsar...

Bluetouch · 2005-10-11 15:43:22

Et pourtant... il va falloir qu'on m'explique certaines choses alors.

Nous travaillons tous les jours depuis la création de la société de 9h00 à 22h00 en moyenne, les voitures ne servent quasiment qu'à ça. Je suppose que les jeunes qui comme nous se lancent comme entrepreneurs ne peuvent pas se permettre l'achat d'une voiture via la société. Il doit donc bien exister des dispositions, contrat de mise à disposition du véhicule à la société ou que sais-je.

Les différents échos qui m'ont été donnés à ce sujet :

- Cartes de société : toute l'essence payée pour chacun des associés et puis l'administration rejette forfétairement 20%.

Cela me dit quoi pour la consommation d'essence mais pas pour l'avantage qu'à la société de pouvoir utiliser ma belle voiture sans dépenser un franc de plus que la consommation en carburant !

visu · 2005-10-11 15:51:57

Votre engagement dans votre société n'y change rien. Il y a des règles (c.nn.s), et il faut les respecter pour éviter des ennuis.

Si votre jeune société ne pouvait acquérir les véhicules, il restait l'option de la note de frais, censée couvrir toutes les dépenses. Avec un agenda et des km détaillés, ça devient à peu près du béton.

A mon sens, mais que les fiscalistes de ce site n'hésitent pas à commenter, vous avez pêché en mélangeant les régimes. Ca peut passer lors d'un contrôle comme ça peut casser.

Une alternative pas trop coûteuse serait la location à long terme d'un véhicule...

Jojo · 2005-10-11 16:08:24

Réponse (très) méchante :

cela veut dire que votre plan financier a été mal fait puisque vous n'avez pas budgété ces frais !

Autre réponse (dans le même sens) : vous êtes sous-capitalisé.

J'ai bien écrit que ma réponse est dure.

Seule solution puisque le mal est fait

Un justificatif "béton" des kms ... et une note de frais sur base d'une règle de trois ...

F_Bonfond · 2005-10-11 18:06:57

Je ne vois pas où vous avez été pêcher cette information du rejet de 20%.

Selon moi, dans votre cas, rejet de la déduction de la TVA et application du principe d'attraction, c-à-d que les montants payés avec les cartes seront requalifiés comme rémunération pour les dirigeants.

Et là est encore la conséquence minimale.

Il eut été judicieux de vous faire conseiller avant d'agir.

Vous pouvez aussi louer ou vendre vos voitures à la société (dans le second cas attention au quasi-apport).

Je dois malheureusement rejoindre Jojo dans sa remarque, malgré le temps passé à la préparation, votre plan financier est boiteux, faites vous aider d'urgence autrement, vous vous dirigez vers la faillite. Désolé d'être aussi catégorique !

J'ai le cas d'un client qui avait remis une carte carburant à un employé de sa société alors qu'il n'y avait pas de véhicule propriété de la société, cela en remplacement des frais de déplacement. Je vous dis pas la cata TVA, ISOC et lors du contrôle social.....

Bluetouch · 2005-10-11 20:08:08

Ais-je bien précisé que nous sommes deux associés GERANTS de la société, chefs d'entreprise ?
Deux gérants, nous utilisons nos propres voitures pour le compte de la société. Nous n'en sommes pas simplement actionnaires, et encore moins employés.

Je ne comprends absolument pas la logique qui voudrait qu'on se voit reclassés en avantage en nature des frais réels de dépenses carburant. Bien entendu nous avons des rentrées qui dépassent très largement les dépenses engagées en déplacement. Ce qui me semble logique... et je ne vois pas très bien en quoi ce type d'erreur peut avoir un quelconque rapport avec la qualité de notre business plan. Ne le prenez surtout pas mal, j'essaie simplement de comprendre pourquoi notre comptable nous a conseillé d'agir de la sorte pour m'entendre dire sur le forum que nous sommes complètement à côté de la plaque.

Merci d'avance... :bj:

f · 2005-10-11 20:33:28

Relisant rapidement les posts précédent, il n'y a pas de doute quant au fait que votre conseiller est dans l'erreur s'il s'est limité à vous conseiller de payer le carburant de vos véhicules privés avec le compte bancaire de la société, voire même via des factures au nom de la société et payée par celle-ci.

Les posts précédents le précisent bien. Une déduction de frais ne peut-être effectuée, dans le cadre d'utilisation professionnelle, que si les frais concernent un bien meuble appartenant à la même personne (morale dans ce cas).

Récupérer effectivement le coup trèèèèèèèèès rapidement en établissant des notes de frais à p.ex. 0,25€ / km parcouru, en remboursant de vos comptes personnels la totalité du carburant payée depuis le début par la société et vous payer ensuite les notes de frais.

pulsar · 2005-10-11 23:29:25

Bsr,

pour être clair (et bref...) :

les voitures sont à vous...donc vous seul pouvez déduire les frais !

Dans votre déclaration fiscale, vous pouvez joindre une annexe avec vos frais réels.

La société n'ayant pas de véhicule à son nom, elle ne peut pas déduire des frais de véhicule ! donc pas de carburant !

C'est ce que vous avez fait ? alors si contrôle : soit le contrôleur rejetera ces frais à titre de DNA, soit il estimera qu'il s'agit d'un ATN (avantage de toute natures) dans votre chef, et le montant que la société vous a remboursé sera alors ajouté à vos revenus professionnel

Comment corrigé le tir :

1 / Vous remboursez, via votre compte, les montants que la socité vous a versé. (ainsi, plus de risque de DNA ou d'ATN)

2 / vous établissez une note de frais (mensuelle ou trimestrielle) qui reprend le nombre de Km parcouru à titre professionnel pour le compte de la société (attention, pas les déplacement domicile / lieu travail), et vous multipliez ce nombre de km par un montant forfaitaire fixé en fonction de votre véhicule (pour éviter toute discussion lors d'un contrôle, je vous conseille de prendre le même barème que pour celui des agents de l'état).

3 / la société vous verse le montant de votre note de frais

Comme vous l'indique F, votre conseiller actuel est dans l'erreur, et ca fera très mal lors d'un contrôle...donc régulariser avant ce contrôle !

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