Virtual Invoice quel scanner ?

martino · 2009-05-15 17:17:46

Bonjour,

Nous sommes une toute petite fiduciaire ...

Pour l'utilisation de Vitual Invoice (sous Winbooks), mon revendeur Winbooks me conseille un scanner avec avaleur à + ou - 1200 euros htva (=Kodak i1200) ... :choc:

D'autres revendeurs me conseillent un scanner plat à maximum 300 euros tvac ... :wahahaha:

Quelqu'un peut-il me conseiller à ce sujet ??

D'avance un tout grand merci

Bruno · 2009-05-15 18:20:39

Clairement, un scanner avec avaleur mais à tester avant car il doit être suffisamment rapide, accepter les changements de format de papier, ...
J'ai un Canon MF8100 et même un ticket Brico au milieu de format standard est bien traité...

martino · 2009-05-15 20:00:54

Merci Bruno !

Quelques précisions si tu veux bien ...

Pq avec avaleur ? N'est-ce pas plus génant pour les agraphes et les tickets ?

En pratique, est-ce qu'on ne comptabilise par la pièce avant de la scanner et ainsi de suite ce qui rendrait donc l'avaleur inutile ?

Quelle est la vitesse de ton scanner et trouves-tu celà suffisant ?

Aussi, ton scanner n'est-il pas trop grand ? J'ai cru comprendre qu'il était plus pratique d'avoir un scanner qui puisse être posé à côté de son écran afin de l'avoir à portée de bras ce qui favoriserait l'option scanner uniquement et non multifonctionnelle ?

D'avance un tout grand merci à toi

Bruno · 2009-05-15 22:44:51

Il semblerait que tu n'ai pas compris l'usage de VI...
La procédure logique est : scanner toutes les factures d'achats (raison de l'avaleur : tu vérifies les 30ères pages (agraphes, post-it mal fixés, ...), tu les met dans l'avaleur, pendant le scanne tu prépare les 30 suivantes, ...); après le scanne du classeur, tu fais tourner le "process" de VI qui va traiter toutes les factures (mettre à l'endroit, repérer les zones clés (nom, date, montant ht, tva, tvac, n° tva, num fact, ...); après le process, tu entres dans le journal des achats et le "miracle" se produit...
Winbooks te propose le bon client, la date, le montant tvac, l'imputation du fichier fournisseur, la ventilation ht & tva, le num de la facture ou autre libellé, ... et la facture en annexe pdf.
Tu corriges ou tu valides et tu passes à la facture suivante.
Le scanner à plat t'obligerais à suspendre le programme, à ouvrir le couvercle pour changer la facture, refermer le couvercle, dire au pgm qu'il peut reprendre, ...

Ton explication pourrait s'appliquer pour une toute petite compta avec une ou deux factures à traiter. Mais dans ce cas, le VI est une dépense inutile... car pas besoin de l'encodage automatique. Il suffit d'un pgm pdf.

PS : l'avantage d'un bon scanner, c'est qu'il prend tout, y compris les tickets ou les feuilles très fines

martino · 2009-05-16 08:37:38

Ok, sorry, j'aurais dû préciser qu'il s'agissait de Virtual Invoice light ... En effet, il n'y a pas de process avec cette version ...

La raison pour laquelle j'ai opté pour ce module est qu'il me permets de corriger les imputations des collaborateurs à distance.

Dans ce cas, qu'en est-il du scanner ?

Bruno · 2009-05-16 12:02:17

Je ne comprends plus : qui scanne ? le collaborateur à distance... c'est donc lui qui a besoin du scanner. Même sans le process, il me semble plus rapide de scanner tout d'un coup plutôt que pièce par pièce (avec levée du couvercle...).
Le temps étant de l'argent, l'économie de main d'oeuvre devrait compenser le léger surcoût du scanner (sauf s'il travaille au forfait et que vous fournissez le scanner ;-)

D'autre part, qui peut le plus peut le moins... Mon scanner à plat quasi neuf ne m'es plus d'aucune utilité depuis que j'ai l'autre... Tout passe maintenant dans l'autre et je n'hésite plus au temps perdu pour scanner un bail, un contrat de crédit, ...

martino · 2009-05-16 12:38:18

Pour tout scanner d'un coup avec un scanner avaleur, il faut veiller à retirer les agraffes et à coller les tickets sur feuilles A4 ... Par contre avec un scanner à plat, par de soucis d'agraffes ni de tickets à coller ...
Qu'en penses-tu ?

J'essaie d'éviter le multifonctionnel afin de gagner en rapidité du scanner ...

martino · 2009-05-16 12:56:02

... Aussi, je pense qu'avec Virtual Invoice Light (j'ai déjà acheté le module ...) il faut allouer chaque document à chaque pièce comptable ce qui nous oblige donc à traiter pièce par pièce de toute façon non ?

Bruno · 2009-05-16 13:17:19

Retirer les agrafes : oui ; mais pour les tickets pas besoin de les coller sur du A4, il faut juste veiller à ce que le ticket soit bien placé du côté de l'avaleur pour qu'il soit repéré (même s'il est au milieu d'une pile).
On traite un classeur de plus ou moins 300 factures (dont certaines avec plusieurs pages pour un numéro) en plus ou moins une heure (agrafes enlevées comprises) pour la partie scan.
Je ne connais pas la version light mais il est probable que la base soit la même que la full : tu scanne tout, chaque pièce reçoit un numéro d'ordre.
Lorsque tu encode ta pièce, tu as la liste de tes pdf (dans l'ordre si tu as veillé à scanner dans le même ordre que tu encodes...) que tu attribues au fur et à mesure.
Ton revendeur ne t'as pas expliqué l'usage du soft ?

martino · 2009-05-16 13:40:17

Ok, merci Bruno.

Mon revendeur Winbooks m'a effectivement donné les explications par téléphone ... Mais comme je compte acheter 2 scanners, mieux vaut être prudent vu le coût et demander plusieurs avis.

Mais je pense avoir compris l'avantage du scanner avec avaleuse :happy: et vais donc me diriger en ce sens.

J'hésite entre plusieurs machines pour l'instant:

CANON DR2580 ou DR3010
KODAK i1200 comme me le conseille mon revendeur Winbooks.

Ces scanners tournent autour de 30 ppm (est-ce suffisant ??) et le coût est de + ou - 1200 euros htva pour le Kodak.
L'avantage de ces scanner est aussi le peu de place qu'ils prennent et donc que l'on peut les installer à côté de l'écran ...

Bruno · 2009-05-16 13:57:24

Un seul conseil : demande à faire un test...
Tu prends une vingtaine de factures de format différents (taille papier, épaisseur, ticket, ...), tu les mets dans l'avaleuse et tu lance un scan (pas nécessairement dans VI, ça peut être vers n'importe quel logiciel du revendeur).
Si tu ne peux pas tester, change de machine ou de revendeur de matériel ou tu risques de regretter ton investissement.
Voir ne pas l'utiliser car trop de temps perdus...
Pour info, mon Canon coûtait 800 € htva mais il ne tient pas sur un bureau...
Je ne comprends pas ton désir de le placer à côter de l'écran mais chacun son organisation ;-)

martino · 2009-05-16 17:04:32

Merci pour tes conseils Bruno !! :-)

Bonne continuation

Vince · 2009-05-18 13:58:22

Si c'est pour VI light, pas besoin d'une machine de guerre, un "simple" scanner à avaleuse suffit.

J'ai une antique Brother 8045D et cela fonctionne sans problèmes !

Par contre il faudrait savoir comment est configuré le réseau car si les encodeurs à distance travaillent en terminal serveur, il faudrait une configuration assez spéciale.

martino · 2009-05-20 17:30:23

Merci Vince !

J'ai finalement acheté le scaner Canon DR-2580C (981,20 euros htva). Après avoir effectué plusieurs tests, ce scaner scan 10 pages en 1 minutes 4 secondes (en 300 dpi couleur).
C'est bien entendu très rapide et la qualité du scan est excellente.

Il est plus petit qu'un classeur A4 et tient donc sur un bureau, à portée de mains (on encombre pas le multifonctions du bureau et pendant que ça tourne on peut continuer à bosser ...).
Il permet aussi de scaner recto/verso presque aussi rapidement.
Tickets, factures, extraits bancaires, tout y passe.

Par contre, si l'on veut scaner par exemple 30 pages en une fois, pour éviter les bourrages, il vaut mieux coller les tickets sur des pages A4.

En effet Vince, VIL fontionnera tout aussi bien avec un scaner moins performent mais attention à la rapidité sans quoi il faudra peut-être scanner les documents après la période TVA et non pendant ...

aijja22 · 2011-02-11 14:04:44

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