Numérotation des factures et des notes de crédit

Mika · 2007-03-30 08:56:27

Bonjour,

Je découvre votre forum bien intéressant pour un développeur comme moi.

Je travaille actuellement sur un projet de gestion commerciale et mon client me pose une colle.

Je prévois dans le soft à developper l'enregistrement et la modification de factures et notes de crédit,... logique smile

C'est au niveau de la numérotation des documents que je me pose une question :

- dois-je prévoir deux numérotations indépendantes pour les fac. et NC ?
- puis-je laisser le programme numéroter n+1 les documents qu'ils soient fac. ou NC ?
- puis-je trouver de la documentation sur le sujet sur le Web ?

Merci d'avance pour vos réponses,... inutile de vous dire que c'est urgent, z'en connaisez vous des informaticiens à l'heure :happy:

Mika
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In a world without walls and fences, who needs windows and gates ?

Gonzo+ · 2007-03-30 09:45:36

Je prévois dans le soft à developper l'enregistrement et la modification de factures et notes de crédit,... logique

!!! une fois que la facture est "validée" (j'entends par là, éditée, expédiée), il ne faut plus qu'elle soit modifiée, sinon cela fait une "totoye" lors de l'encodage.

- dois-je prévoir deux numérotations indépendantes pour les fac. et NC ?

Je dirais que c'est préférable puisque nous, en tant que comptables, nous optons principalement pour des journaux distincts "ventes" et "notes de crédit sur vente" (idem pour les achats), ce qui permet, dans chaque journal d'avoir une numérotation continue

- puis-je laisser le programme numéroter n+1 les documents qu'ils soient fac. ou NC ?

voir point précédent

Petite remarque :
ideeee
un de nos clients édite ses factures de ventes par le biais d'un programme informatique dont je ne connais pas le nom. Pouvez-vous m'expliquer pourquoi, chaque trimestre, nous avons des erreurs de discontinuité de numérotation. Parfois, il manque une facture (facture n° 31 suivie par la 33 par exemple) ou alors, 2 factures différentes, adressées à 2 clients différents portent le même n°... c'est agaçant et surtout, dans un cas pareil, allez savoir ce qui manque réellement dans la compta !
Le fait de forcer la numérotation ne devrait pas être permis
:nonnon:

visu · 2007-03-30 10:20:47

Cas classique...

Mettez une page blanche dans le factureir des sorties que vous numérotez "32" pour éviter la discontinuité...

Fox · 2007-03-30 10:59:43

Mika a écrit:
Je prévois dans le soft à developper l'enregistrement et la modification de factures et notes de crédit,... logique

Pas logique, du moins si l'enregistrement en comptabilité est intervenu et la centralisation et/ou déclaration TVA a eu lieu !

C'est au niveau de la numérotation des documents que je me pose une question :
- dois-je prévoir deux numérotations indépendantes pour les fac. et NC ?

C'est préférable. Cela individualise les journaux.

- puis-je laisser le programme numéroter n+1 les documents qu'ils soient fac. ou NC ?

Oui. Mais je pense qu'il faut plus de souplesse. Vous devriez prévoir dans un module de MAJ des journaux, la possibilité de demander la dernière pièce utilisée (notamment au 1er janvier et/ou à l'occasion d'une nouvelle période par ex.). Cette façon de faire permettra à votre client d'adopter la numérotation qui lui convient, par ex.
1, 2, 3, 4 et ainsi de suite
mais aussi :
2007_001, 2007_002, 2007_003 et ainsi de suite
mais également :
2007_01_001, 2007_01_002, 2007_01_003
2007_02_001, 2007_02_002, 2007_02_003
s'il veut travailler par mois et continuer à éditer des factures pour le mois précédent et le mois en cours (au jour le jour).

Cordialement.

Mika · 2007-03-31 20:02:51

Bonsoir,

Merci pour vos réponses...

Si je comprends bien la règle c'est qu'il n'y a pas de règle,... si la numérotation est logique et continue ça passe,...

Pas de documentation disponible sur le web ?

Pour le reste, ne vous inquiétez pas pour mon analyse, j'ai prévu la clôture des documents d'une période (genre centralisation quoi), le paramétrage du numéro de départ et de son format, ... etc, etc,...

Je voulais simplement en savoir plus sur la numérotation. Je trouvais logique d'avoir une seule séquence pour éviter les riques d'erreurs,...

Gonzo+ a écrit:
un de nos clients édite ses factures de ventes par le biais d'un programme informatique dont je ne connais pas le nom. Pouvez-vous m'expliquer pourquoi, chaque trimestre, nous avons des erreurs de discontinuité de numérotation. Parfois, il manque une facture (facture n° 31 suivie par la 33 par exemple) ou alors, 2 factures différentes, adressées à 2 clients différents portent le même n°... c'est agaçant et surtout, dans un cas pareil, allez savoir ce qui manque réellement dans la compta !
Le fait de forcer la numérotation ne devrait pas être permis
Je ne peux pas répondre pour ton client et encore moins pour la personne qui a développé le logiciel de facturation.
Ce que je peux dire c'est que dans mes développements :
- il n'est pas possible de supprimer un document.
- la numérotation est automatique et on ne sait pas forcer un numéro.
- la modification est autorisée tant qu'une période n'est pas clôturée. Je ne peux pas bloquer les modifications, allez expliquer à un client qu'il va devoir conserver tous les documents erronés, les créditer et les recréer pour corriger une erreur ???
Bon we..
Mika.